第一章 总 则

第一条 为规范、加强本校毕业生档案工作，提高档案管理制度化、科学化水平，充分发挥档案在毕业生管理与就业服务工作中的作用，根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号，以下简称《27号令》）、中共中央组织部 国家档案局出台的《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）和《山东财经大学档案管理办法》的有关规定，结合我校工作实际，制定本管理办法。

第二条 本办法所称之毕业生档案，是指学校按照国家招生政策及有关文件规定招收的接受普通高等学校教育的全日制本科生和研究生毕业阶段的个人档案。

第二章 档案管理单位及工作职责

第三条 毕业生档案管理工作实行统一领导、分级管理原则。即由学校统一领导，各教学院部具体负责管理本单位的毕业生档案，同时接受学校相关部门的监督和指导；教学院部要指定专人具体负责管理，档案管理人员须严格遵守国家和学校的档案管理规定，在工作中认真负责、坚持原则、忠于职守，严守保密纪律，及时收集、整理毕业学生档案材料，认真审查后方可归档。

第四条 转学、退学、结业、肄业等非毕业年份学生档案，其档案按照学校学籍管理规定执行，不在此办法管理条限内。

第五条 毕业生档案管理单位职责：

（一）教学院部负责收集、整理毕业生档案材料；

（二）教学院部负责档案内容的保密工作；

（三）教学院部办理档案的查阅、借阅、转递和档案去向查询手续；

（四）教学院部要根据本单位实际制定档案管理细则；

（五）就业指导处负责毕业生档案统一转递工作；

（六）就业指导处牵头协调其他有关毕业生档案事项。

第六条 有下列行为之一的，学校应当对相关责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失、篡改或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第三章 档案管理流程

第七条 根据《27号令》及相关规定要求，就业指导处确定学生档案归档的时间节点，按学生类型组织教学院部学生档案管理人员进行工作培训，负责界定学生档案归档范围。

第八条 各教学院部负责审查本单位毕业生档案是否完整，对于材料有缺失的，各教学院部档案管理人员主动联系毕业生档案管理单位，补充缺失的档案材料。对于确实无法补齐的材料，由教学院部出具情况说明，经教学院部分管档案工作负责人签字并加盖教学院部党组织公章后，归入毕业生档案。

第九条 毕业生档案形成后，档案管理人员负责档案的保管、查阅和借阅工作。根据保密工作条例，档案原则上不与学生本人接触，校内外单位因升学或就业政审等工作需调阅档案时，按规定须持相关单位介绍信或证明。档案的查（借）阅工作流程详见本办法第四章第十三、十四条有关规定。

第十条 毕业生档案归档要求：

（一）在校期间形成的档案材料要及时收集、整理，并经学生所在教学院部鉴别、审查后方可归档；

（二）归档的档案材料必须真实、完整、文字清楚，且经组织审查盖章后方可归档，档案材料不符合归档要求的不得归入档案；

（三）归档材料的内容必须认真书写，要准确、规范，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字表填写，不能使用复印件，未经批准不得更改任何信息；

（四）参与、帮助各教学院部档案管理人员整理档案的人员，必须为在校在岗教职员工，且签订保密协议，严守保密纪律。

第四章 档案的查（借）阅流程

第十一条 因升学或就业政审工作需查（借）阅档案的，查（借）阅人须持单位介绍信及有效证件，经所在教学院部负责档案管理工作的领导书面批准，并按规定办理查阅登记手续后，方可到各教学院部毕业生档案保管室查阅档案。

第十二条 查（借）阅档案，必须遵守以下规定：

（一）各教学院部建立查（借）阅登记制度。查（借）阅档案时需严格按规定手续进行，并办理登记手续；

（二）查（借）阅档案必须在档案保管室内，原则上不外借。必须外借的，经所在教学院部分管领导同意，报学校就业指导处审批后，办理完借阅手续，方可借出。所借档案须在3个工作日内归还，如不能按期归还，应向档案管理人员说明原因，并经分管领导批准后办理延期手续，未批准的须立即归还档案。

（三）查（借）阅档案时，不能查（借）阅本人及其亲属的档案材料，查（借）阅人不得翻阅与查阅内容无关的档案材料；

（四）查（借）阅档案，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添，如发现档案存在问题，须及时向档案管理人员说明，查（借）阅人不得擅自进行处理；

（五）查（借）阅档案的，未经允许，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄影、摄像；

（六）查（借）阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，不得向他人泄露档案内容。

第五章 毕业生档案的转递工作

第十三条 毕业生档案在其毕业（包括结业、肄业）后应立即转出学校。

（一）全日制毕业生将按照山东省毕业生就业信息编制方案中档案接收单位进行转递毕业生档案；

（二）在职攻读学位毕业生将在校学习档案转递至委培定向单位；

（三）各教学院部在每年6月底前将毕业生档案整理归档完毕，7月初学校就业指导处将统一寄送毕业生档案，档案转递涉及保密单位的，就业指导处联系机要保密局进行转递；

（四）“三支一扶”“西部计划”的毕业生，须提供校团委或相关部门的就业协议或者证明，其档案在服务期内由所在教学院部暂时保管，保管期不超过其服务期，逾期后，由所在教学院部学生档案管理人员负责联系毕业生本人，督促其提供档案接收单位信息，将其档案转出学校。

第十四条 档案转递注意事项：

（一）毕业生档案必须经严格密封后遵照有关规定转递，必要时可派专人送达，不得由本人自带；

（二）转出转入的毕业生档案必须完整、齐全，并按规定进行认真的整理、装袋密封，严禁私自扣留档案材料或分批转出；

（三）学校就业指导处对毕业学生档案做好详细登记并和各教学院部做好档案邮寄核实工作，及时上传邮寄情况至就业信息网供学生查询；

（四）非毕业原因的档案转递不由就业指导处负责；

（五）对退回或滞留的毕业学生档案，在检查密封完整的基础上由毕业生学生所在教学院部及时通知毕业学生办理档案的再次转递手续，当年的档案转递工作原则上在当年12月31日前完成。

第六章 附 则

第十五条 本办法由山东财经大学就业指导处负责解释。

第十六条 本办法自颁布之日起施行。